Kids MEXT Door 2＿Berkas

_____ Tahap seleksi berkas adalah gerbang pertama dan tersempit yang harus dilewati dalam seleksi beasiswa MEXT G2G (dan banyak beasiswa lainnya juga, baik dalam dan luar negeri). Okelah kalau gerbang pertama, tapi kenapa sih seleksi berkas bisa menjadi gerbang tersempit? Jawabannya adalah karena menurutku seleksi berkas ini bisa “menyingkirkan” peserta paling banyak dibandingkan tahapan selanjutnya. Tak cuma itu, seleksi berkas adalah proses seleksi yang sifatnya membandingkan antara peserta yang satu dengan lainnya berdasarkan berkas yang sifatnya kaku maupun lemas. Kaku dalam artian berkas tersebut memang sudah begitu adanya dan kemungkinan untuk mengubahnya sangat sulit, seperti ijazah, transkrip, hingga sertifikat pendukung (lomba, kepanitiaan, dan prestasi lainnya). Memangnya bisa mengubah IPK yang sudah tertuang dalam ijazah ataupun nilai mata kuliah yang C dalam transkrip? Tidak bukan, kecuali mengubah nama dan NIM yang salah mungkin masih bisa. Adapun berkas yang sifatnya lemas berarti berkasnya mudah ditekuk, lecek, dan dilipat berkas tersebut masih bisa kita isi sebaik mungkin, dan tentunya diharapkan mendongkrak “nilai jual” apabila berkas kaku kita dirasa kurang bersaing.

Nah, jadi berkasnya apa aja sih yang dibutuhkan untuk mengikuti seleksi MEXT??

Netizen kepo

1. Printout bukti pendaftaran daring (umpan balik yang dikirim ke email pendaftar)
2. Application form (unduh di website kedutaan) + pas foto terbaru yang dicetak di kertas foto
3. Placement Preference Application Form (unduh di website kedutaan)
4. Field of Study and Research Plan (unduh di website kedutaan)
5. Fotokopi berlegalisir transkrip nilai dan ijazah/SKL
6. Surat rekomendasi dari rektor, dekan, kadep, atau dosen.
7. Surat rekomendasi dari tempat kerja buat yang sudah bekerja (GA WAJIB, tapi kalo ada bagus)
8. Abstrak dari penelitian, skripsi, tesis, atau tugas akhir
9. Portofolio desain (untuk yang jurusan seni/desain, yang lain GA USAH)
10. Fotokopi sertifikat kemampuan bahasa (Inggris / Jepang)
11. Maksimal 3 berkas pendukung lain.
*Untuk keterangan lebih lanjut, lihat di website kedutaan.

_____ Nahh, mari kita bahas secara umum dulu (berdasarkan sudut pandangku dan pemaparan dari bagian pendidikan kedutaan setelah dinyatakan lulus). Secara umum, semua berkas HARUS disiapkan dalam Bahasa Inggris / Jepang (termasuk 3 berkas pendukung lainnya, kalo bisa). Berkas yang disiapkan sebisa mungkin tercetak atau terfotokopi dengan jelas, jangan sampai buram, kotor, atau ada cacat dalam cetakannya. Kalau aku sendiri, karena sudah memiliki filenya dalam bentuk softcopy, jadi tinggal di cetak saja dengan kualitas terbaik (300 dpi kalo bisa) secara hitam putih untuk berkas yang disyaratkan fotokopi. Harap perhatikan jumlah yang harus difotokopi atau dicetak agar tidak kurang atau berlebih saat dikirim (yakali udah sampai kedutaan, tiba-tiba telpon buat minta tolong koreksi atau fotokopi).

_____Selanjutnya kita bahas 1 per 1. Untuk BERKAS PERTAMA, kalian harus mengisi borang daring dari tautan yang tertera di website kedutaan. Geledah aja tiap kalimat yang ditulis di laman beasiswa MEXT G2G karena saat aku mendaftar, tautannya diletakkan terpisah dari tautan yang lain, tercampur dengan paragraf gitu dan bukan dalam tabel. Pilihlah program RESEARCH STUDENT (masukkan tahun disini). Karena aku mendaftar untuk angkatan keberangkatan tahun 2022, maka aku pilih yang itu (jangan sampai salah memilih dengan program lainnya yang tertera). Isilah tiap kolom dengan sebenar-benarnya, mulai dari nama, tanggal lahir, nama universitas, dan lainnya. Karena jurusanku adalah teknologi pangan, dan berada di bawah fakultas teknologi pertanian, maka aku memilihnya bidang pertanian (agriculture) pada pilihan bidangnya. Usahakan pilih bidang yang secocok mungkin dengan jurusan kuliah kita. Setelah mengisi, barulah kita mendapatkan nomor registrasi dan himbauan untuk mengirim berkas ke kedutaan dalam tenggat waktu tertentu di email kita. Ingat dan catat baik baik aja nomor audisinya, pampang di dinding kamar biar serasa audisi Indonesian Idol.

_____ Selanjutnya adalah BERKAS NOMOR 3, yaitu Placement Preference Application Form. Berkas berbentuk pdf yang hanya 1 lembar itu (pada seleksi untuk RS 2022) memiliki kolom nama, jenis kelamin (pilihan: M/F), kewarganegaraan, tanggal lahir, usia (per tanggal dimulainya semester), rencana bidang studi dan rinciannya saat nanti di Jepang, serta 3 kolom pilihan universitas, jurusan, dan tujuan pembimbing akademik alias dosen. Pastikan mengisi tiap kolom dengan jenis dan ukuran font yang konsisten, misal ukuran 12pt Arial, atau 10pt Calibri, dll (disesuaikan aja dengan muatnya seberapa, jangan alay aja pokoknya). Lebih baik saat mengisi form ini dengan software pdf editor agar bisa mengisi dengan rapi layaknya mengetik di word serta bisa diatur tata letaknya ke tengah kolom (sampai postingan ini dibuat, Microsoft Edge dan Google Chrome belum mendukung untuk fitur tersebut). Kenapa harus ke tengah? yaaa agar rapi dan mudah dibaca aja, terutama kolom yang hanya diisi 1 kata, seperti nama (terbagi jadi nama depan, tengah, dan belakang), tanggal lahir, kewarganegaraan, dan kolom pilihan universitas.

_____ Berdasarkan pemaparan dari orang kedutaan, kolom “Field of Study in Japan” diisi dengan rencana jurusan yang akan diambil di Jepang, misal: Biotechnology, Applied Physics, Public Policy, dll (sebutkan nama yang umum dipakai di universitas, jangan karangan sendiri). Untuk kolom “Detailed Field of Study in Japan” diisi dengan rincian apa yang akan dipelajari di bidang tersebut, misal: belajar tentang mikroba ABCDE, fisika kuantum, atau pengaruh kebijakan publik di negara XYZ, dll. Sebutkan dengan rinci, tapi jangan kepanjangan karena kolomnya tidak akan cukup untuk narasi 1 paragraf yang seperti novel best seller. Adapun untuk kolom pilihan universitas dan sekolah pascasarjananya (atau fakultasnya) bisa diisi dengan pilihan sendiri hingga 3 pilihan (walaupun pada akhirnya yang diambil cuma 2 teratas di secondary screening *dijelaskan kemudian). INGAT! Ini bukan berarti kita akan dimasukkan ke sana karena jalannya masih panjang, yang penting isi dulu aja dengan universitas dan jurusan yang sekiranya cocok dengan tujuan belajar. Untuk nama dosbing, kita bisa mengosongkannya terlebih dahulu jika belum ada kenalan atau rancangan, tapi disarankan untuk menulis gambaran rancangan dosbing tujuan kita, misal Prof. PQRS, atau Associate Prof. TUVW (browsing aja di web kampus masing masing, ada kok terpampang jelas berikut fotonya juga bahkan. Hal ini tentu saja menunjukkan kalau kita emang niat berburu beasiswanya karena sampai niat nyari nama-nama dosbing tujuan di masing-masing kampus. Tentunya, akan lebih baik lagi kalau kita memang sudah mengenal beliau sehingga akan memberikan poin plus saat mengisi lembar lainnya ataupun wawancara.

_____ Bicara soal universitas apa yang harus ditulis, MEXT sebenarnya lebih mengharapkan kandidat memilih universitas negeri, terutama negeri yang nasional, bukan yang regional (prefektur atau kota). Kenapa tuh? Karena MEXT adalah beasiswa pemerintah, dan tentunya akses pemerintah ke universitas negeri lebih mudah dibandingkan swasta. Gak cuma perkara akses administrasi, masalah keuangan (baca: UKT dan biaya lain) yang harus dibayarkan di universitas negeri lebih murah dibandingkan universitas swasta yang bisa 2x lipat bahkan lebih. Singkatnya, universitas negeri yang nasional adalah prioritas no 1, negeri yang regional adalah prioritas no 2, dan swasta adalah prioritas no 3. Tapi, jangan berkecil hati dulu jika kamu ingin mendaftar di universitas swasta karena masih bisa diterima, namun jumlah pendaftarnya lebih dibatasi (sumber informasi dari kedutaan dan testimoni orang dari negara tetangga yang ditolak beasiswanya). Contoh universitas negeri yang nasional antara lain Kyoto University, Tsukuba University, Tohoku University, Tokyo University of Foreign Studies, dll. Contoh universitas negeri yang regional (kalo di Indonesia setara dengan Universitas Negeri XXX, -masukkan nama kota-) antara lain Yokohama City University, Akita Prefectural University, dll. Contoh universitas swasta antara lain Waseda University, Keio University, Meiji Gakuin University, dll.

_____ Kita beralih ke BERKAS NOMOR 5. Ini adalah berkas yang sifatnya kaku dan sudah tidak bisa diubah lagi dengan cara biasa. Pastikan nilai kita memenuhi nilai minimum yang disyaratkan (IPK 3.2 / 4.0 untuk RS 2022). Jangan khawatir, adanya nilai C, D, atau bahkan mengulang pun tidak dipermasalahkan dalam syarat tertulisnya, jadi yang penting coba saja dulu (PeDe dong!). Pastikan juga ijazah dan transkrip kita sudah tercetak dalam Bahasa Inggris atau Bahasa Jepang (beberapa kampus sudah disediakan minimal 2 bahasa dari sananya, Indonesia dan Inggris). Bagi yang belum memiliki sertifikat atau transkrip berbahasa Inggris atau Jepang bisa mengurusnya dengan mencetak versi Bahasa Inggris/Jepangnya menggunakan jasa penerjemah tersumpah (jangan terjemahin seenak jidat). Oh iya, walaupun dipersyaratkan 2 lembar asli dan 1 fotokopi (untuk RS 2022), jangan lupa bahwa yang dimaksud asli adalah fotokopi berlegalisir ya, jangan sampai mengirim berkas aslinya. “Aku ga punya legalisirnya soalnya emang gak dikasih pas lulus”, pokoknya MINTA ke pihak yang mengurusnya di kampus masing-masing.

_____ Berkas NOMOR 6 adalah berkas yang bisa dibilang susah-susah gampang. Kenapa begitu? Karena untuk mendapatkannya kita memang harus memintanya langsung kepada pihak yang bersangkutan, baik itu rektor, dekan, kadep, atau dosbing saat kuliah. Disarankan meminta tanda tangan basah, bukan digital. Aku sendiri bahkan sempat cuti untuk pergi ke rumah dosenku untuk meminta tanda tangan beliau dan meminta cap resmi untuk surat rekomendasinya di kampus, barengan dengan legalisir ijazah dan transkrip di dekanat. Bisa juga kita meminta tolong dosbing, kadep, dekan, atau rektor untuk mencetak dan meminta tanda tangannya lalu mengirimkannya kepada kita melalui pos, tapi itu tentu bukanlah hal yang sopan dan tidak semua orang mau dimintai tolong untuk hal yang merepotkan seperti itu. Saranku: DATANG LANGSUNG KE KAMPUS atau KE RUMAHNYA (atau janjian ketemuan dimana gituuu juga boleh, itung -itung menyambung tali silaturahmi kan). Oh iya, untuk format dasarnya kira-kira mencakup seperti yang ada di website kedutaan (bisa dicetak dengan kop dari jurusan/fakultas/kampus jika ada untuk menambah kesan resmi).

_____ Berkas NOMOR 7 aku skip karena tempat kerjaku tidak berada di Indonesia (alias remote work), jadi nggak mungkin untuk minta membuat surat rekomendasi dan mengirimnya ke rumahku dalam waktu yang singkat (apalagi aku juga baru tahu beasiswanya sekitar 2 minggu sebelum deadline). Toh surat rekomendasi dari tempat kerja tidak wajib, tapi kalau ada dan memungkinkan untuk membuatnya mending lampirkan aja. Untuk Berkas NOMOR 8, aku melampirkan abstrak skripsiku yang berbahasa Inggris. Berkas ini mungkin agak membingungkan karena tertulis berkas asli 2 rangkap dan fotokopi 1 rangkap. Jadi, aku mengirimkan abstrak skripsiku yang sudah kutandatangani berikut cap resmi (bersamaan dengan legalisir ijazah dan transkrip) sebagai berkas aslinya.

_____ Berkas NOMOR 9 adalah berkas lain yang aku tidak masukkan karena aku bukan berencana melanjutkan studi di bidang yang berhubungan dengan seni maupun desain. Untuk pembaca yang ingin mengambil jurusan seni maupun desain, diharapkan melampirkan portofolionya dalam bentuk cetak (sesuai dengan informasi di website kedutaan). Untuk Berkas NOMOR 10, aku memasukkan salah satu aja, yaitu sertifikat kemampuan Bahasa Inggris TOEIC resmi yang diakreditasi ETS. Kenapa TOEIC? Karena TOEIC diperbolehkan untuk dilampirkan (haha). Itu salah satu alasannya, alasan lainnya adalah karena aku baru mengetahui beasiswanya di waktu yang cukup mepet, jadi aku hanya bisa mendaftar TOEIC yang kebetulan ujiannya diadakan seminggu sebelum deadline dan sertifikatnya keluar 3-4 hari kerja setelahnya (aku sampai telpon berkali-kali kurirnya kapan sampai di rumahku karena sudah jam 8 malam sebelum hari batas pengumpulannya, dan akhirnya datang juga malam itu). Alasan lainnya adalah karena harga untuk mengikuti tes TOEIC resmi yang L&R adalah Rp 675.000, cukup murah bila dibandingkan TOEFL atau IELTS (money matters a lot, dude!)

_____ Saatnya berkas yang terakhir, yaitu Berkas NOMOR 11. Untuk yang satu ini, kita bisa mengirimkan maksimal 3 lembar sertifikat atau bukti pencapaian dalam bentuk cetak, entah itu lomba, penelitian, ataupun hal lainnya yang sekiranya bisa membuktikan kalo kita itu “cucok banget buat nerima beasiswa, layak menjad kandidat, dsb“. Sebisa mungkin berkas-berkas ini ada yang sifatnya cukup akbar, baik itu nasional maupun internasional (apalagi yg ada hubungannya sama Jepang) agar meningkatkan “personal branding” kita di mata penyeleksi. Aku sendiri memasukkan sertifikat menjadi asisten dosen, sertifikat penerimaan peserta magang di programnya Kemenperin Jepang, serta sertifikat pernah mengikuti program AIMS untuk tahun terakhirku di University of Tsukuba. Untuk berkas yang ini, pokoknya sekreatif pembaca aja untuk memilih sertifikat terbaiknya, yang penting dicetak dengan ukuran yang sama dengan berkas lainnya (ukuran A4). Biar lebih mentereng lagi (ahay, bahasanya wkwk), aku mencetak sertifikatnya dengan format berwarna agar lebih menarik dan tentunya membedakan dari berkas-berkas sebelumnya.

Eh, bentar…. Berkas terakhir? Itu berkas No. 2 dan 4 belum cuy!

Netizen kritis

_____ Save the best most complicated ones for the last! . Gitu sih menurutku, karena 2 berkas lainnya, yaitu berkas untuk informasi pribadi dan rancangan penelitian merupakan berkas yang bisa super panjang jika dibahas. Daripada membuat postingan ini menjadi sepanjang naga, makanya aku pisahkan ke postingan selanjutnya. Jadi, kenapa sih 2 berkas tersebut harus “dispesialkan”, jawabannya ada di ujung langit postingan selanjutnya. Selamat membaca ya!

づく～～＞

*Gambar sampul oleh 三船たかし、 Irasutoya