_____ Yeay, senangnya! Kini aku resmi menjadi anak magang di sebuah perusahaan yang bergerak di bidang bahan tambahan pangan di Jepang, hal yang sesuai dengan bidang keilmuanku banget. Sebelum masuk ke aktivitas inti dari magang, mula mula aku tentu harus berkomunikasi dengan perusahaan tempatku akan magang melalui web khusus yang disediakan oleh METI (tidak menggunakan email ataupun medsos lainnya). Disana, selain aku memperkenalkan diri, aku juga menuliskan capaian yang diharapkan selama magang dan setelah magang selesai. Penanggungjawabku dari perusahaan tersebut adalah HY (*nama disamarkan untuk menjaga privasi beliau), dan aku akan bekerja bersama beliau dan beberapa orang lainnya di divisi pengembangan bisnis (business development). Jadi, divisi ini adalah divisi yang mengurus pemasaran serta regulasi saat ekspansi ke luar negeri…. Wiih….
Eits, udah jangan kelamaan chat-chatan sama atasannya, kumpul dulu yuk sama yang lain!
Orang PASONA
_____ Sebelum “masa orientasi” magang, aku dan 9 orang yang terpilih lainnya diminta berkumpul di kantor PASONA Indonesia untuk mendapatkan pengarahan. Siang itu memang panas sekali meski Jakarta harusnya sudah memasuki musim hujan. Disana, aku bertemu dengan teman-teman lainnya yang ternyata wow banget, ada yang lulusan salah satu kampus terkenal di Jepang, ada yang pernah berkuliah di Amerika selama beberapa bulan untuk double degree, aktivis di banyak kegiatan, bahkan ada juga yang udah agak sedikit sepuh dan sudah pernah bekerja di Jepang. “aku mah apa atuh, remah rengginang doang” pikirku. Tapi, gak masalah, kan kita sama-sama belajar dari nol toh di magang ini, jadi nggak pandang bulu. Nggak cuma yang udah lulus, ada juga seorang peserta yang masih menempati tahun terakhir kuliahnya dan sedang otewe mengerjakan skripsinya. Emang bisa? Bisa banget, karena kalau tahun terakhir kan memang sudah lebih plong jadwal kuliahnya, jadi sah sah aja ikut magang di METI.
Nah ayo coba kenalkan diri, nama, asal kampus, dan magangnya dimana…. Dimulai dari mas yang baju kotak-kotak pake kacamata di sana.
Orang PASONA
_____ Eh aku….??!! Aku pun berdiri dan memperkenalkan diri serta sedikit tentang perusahaan tempatku magang. 1 per 1 orang lainnya pun memperkenalkan diri dan menjelaskan tentang perusahaannya, bahkan ada loh yang tebilang “couple” karena magang di perusahaan yang sama. Dari penjelasan mereka, sepertinya pada magang di jenis perusahaan yang berbeda-beda ya, ada yang start-up bidang IT, media massa dan periklanan, teknologi pengolahan air, bahkan hingga perusahaan pembuat onderdil kapal pun ada. Setelah masing-masing menjelaskan, barulah kak Fauzi, selaku perwakilan PASONA menjelaskan tata tertib orientasi dan pelaksanan magang. Orang pertama yang kuajak ngobrol adalah Andi, mahasiswa tingkat akhir prodi geologi di UI yang magangnya di perusahaan bernama SAMARIA 株式会社, perusahaan bidang periklanan. Katanya, ia bahkan sudah bisa ngobrol-ngobrol dengan PJ dari perusahaannya menggunakan LINE. Waw… kok udah selengket itu dengan host company nya sih…. aku belom PDKT amat 😮
____ Orang kedua yang kuajak bicara di ruangan adalah seorang alumni dari Sampoerna University (yang juga ternyata double degree di Louisiana State University atau LSU…. wow). Nggak cuma sekedar lulusan dari tempat yang bergengsi, ia juga punya ambisi yang bagus banget sambil menjalani magang ini, yaitu membuka kedai kopi yang saat itu sedang dalam tahap konstruksi. Setelah berkenalan dengannya, ia menawariku untuk mengantar ke stasiun terdekat. Wah, aku senang sekali karena baru kenal sesaat sudah sampai ditawari demikian. Aku pun menerima tawarannya dan mengucapkan terima kasih di Whatsapp sebagai salam kenal pembukaan. Jadi nggak sabar untuk bisa dengar ceritanya membuat warung kopi (yang akan kutulis di postingan lain) dan tentu saja magang dengan orang-orang tersebut.
_____ Orientasi pun dimulai keesokan harinya dari kantor PASONA. Masing masing orang mendapati mejanya dipenuhi dengan barang barang seperti laptop (untuk dipinjamkan), alat tulis kantor, serta kartu peserta untuk keluar masuk gedung. Karena nantinya setelah orientasi akan dibelah menjadi 2 kelompok berisi masing-masing 5 orang di 2 lokasi berbeda, yaitu Hotel Shangrila dan kantor PASONA, maka orientasi ini menjadi penting banget karena untuk mempermudah kordinasi. Ketua “angkatannya” adalah Farhan, alumni HI UGM yang super duper gaduh nan ceria. Kelompok 1, yaitu Aku, Radit, Andi, Pavita (alumni teknik lingkungan Universitas Pertamina), dan Fathan (alumni sastra Jepang Unpad) harus bekerja dari kantor PASONA di separuh awal “semester 1” dan baru merasakan bekerja di Hotel Shangrila di separuh akhir. Sedangkan sisanya, termasuk pak ketua angkatan, akan memulai hari pertama magang mereka setelah orientasi ini dari Hotel Shangrila.
_____ Nah, oke, balik ke orientasi. Orientasinya sendiri adalah menjelaskan tentang praktik Hōrensō . Hōrensō ? Apa tuh. Eits, jangan diterjemahkan secara harfiah karena kalian pasti akan dapat artinya berupa bayam. Itu adalah gabungan dari kata 報告 (Hōkoku, yang berarti lapor), 連絡 (Renraku, yang berarti hubungi), dan 相談 (Sōdan, yang berarti diskusi). Jadi, kalau kita menemui masalah selama magang, sebisa dan secepat mungkin kita laporkan kepada orang terdekat dahulu, yaitu kepada orang PASONA selaku penanggung jawab. Selanjutnya, jika memang masalahnya perlu diketahui lebih lanjut, maka kita baru menghubungi host company kita untuk meminta saran jalan keluar terbaik. Barulah setelahnya kita mendiskusikannya dengan kedua belah pihak untuk mencari alternatif terbaik.
_____ Well, teori doang agaknya nggak cukup terbayang ya. Jadi contoh ilustrasi yang diberikan adalah seperti ini. Ketika kita dikirimkan dokumen dari host company, namun entah karena emang lagi linglung atau kenapa, kita menyimpannya berantakan di meja dan kebetulan baru aja kita memasukannya ke paper shredder (mesin pencacah kertas) karena menganggap itu kertas-kertas yang berserakan cuma sekedar kertas bekas gorengan dan kertas ga penting lainnya. Panik, yaiyalah wajar. Maka langkah pertama yang paling tepat adalah kita mengabari orang PASONA yang lagi bertugas bahwa kita tak sengaja memasukkan ke dalam mesin pencacah kertas sehingga bisa kita minta backup untuk bicara ke host company. Barulah setelah kita berbicara dengan host company, kita bisa berdiskusi terkait pengiriman ulang berkas tersebut via digital, atau bahkan berkas aslinya jika memungkinkan. Untungnya, selama magang berlangsung, aku maupun teman-temanku tidak pernah mengalami hal yang harus diselesaikan sedemiian parahnya (denger-denger sih yg magang dari negara lain ada yg terlilbat kasus). Walau terkesan ribet, berbelit-belit, dan terlalu prosedural, langkah tersebut memang penting agar tidak terjadi kesalahpahaman dan hal yang tidak diinginkan lebih lanjut yang lebih seperti kebocoran data perusahaan.
_____ Bicara soal kebocoran data, kita juga diberikan orientasi seputar itu di hari selanjutnya. Memang, Jepang (dan beberapa negara lain seperti Jerman) lebih mengutamakan keamanan daripada kepraktisan. Ga cuma perkara berkas, sampai soal uang pun mereka lebih suka tunai daripada digital. Di orientasi seputar keamanan data, ktia diajarkan untuk WAJIB KUDU HARUS ngirim apa apa dari email pribadi yang diberikan oleh METI, bukan sembarang email apalagi email yang kita biasa pakai untuk streaming, main game, dan download, duuh nggak banget deh pokoknya. Belum lagi kita juga dilarang mengakses tautan dari email misterius pada laptop yang dipinjamkan. Tujuannya ya 1, mencegah akun dan laptop kita dari hal yang tidak-tidak, seperti virus. Syukur-syukur cuma kemasukan virus pembuat lemot aja, kalo malware atau spyware yang bisa berakibat fatal, bukan tidak mungin kita bisa dikenakan sanksi berat. Kalau di Jepangnya sendiri, ini bahkan bisa menjadi alasan yang membuat seseorang kena 首 (Kubi, alias pecat, bukan leher ya meskipun tulisannya sama) walaupun begitu kita diterima di perusahaan Jepang statusnya langsung karyawan tetap seumur hidup.
_____ Nah setelah orientasi seputar keamanan data, barulah ada informasi seputar kultur kerja. Waw, ini yang penting sih menurutku karena kita semua jadi lebih tahu kalau kebanyakan cara bersikap dan berbicara orang Jepang itu tergolong hi-context culture jika dibandingkan dengan orang Asia lainnya, apalagi orang barat. Maksudnya gimana tuh? Jadi, semakin tinggi konteks budayanya, maka cara berbicaranya cenderung makin muter-muter, nggak to the point, dan berusaha menghindari konflik. Dan ini menurutku IYA, pake banget, karena mereka banyak yg suka nyimpen uneg-uneg dan emang untuk berteman dengan orang Jepang-pun memang butuh usaha (meskipun kalo sekalinya dinding pembatasnya udah dijebol, mereka bakal lengket banget dan percaya penuh). Hal ini tentu berbeda dengan orang barat yang cenderung to the point dalam ngapa-ngapain. Di Indonesia sendiri, perbedaan antara low-context culture dengan hi-context culture pun bisa dirasakan, seperti saat kita membandingkan cara bicara orang Jawa Tengah, Sumatera Utara, dengan Maluku. Tentunya, perbedaan antara hi dan low context culture ini bukan sesuatu yang harus dipermasalahkan secara berlebihan karena tinggal tergantung pintar-pintarnya kita aja untuk mengambil jalan tengah terbaik. Setidaknya materi ini akan bermanfaat buatku kalau nanti aku beneran akan bekerja dengan orang Jepang maupun orang barat kelak. Bahkan ada anekdot yang menggambarkan kalau kita nggak bisa mengontrol pola komunikasi dengan baik yang diberikan saat orientasi dari pihak METI, kalau low ketemu low, bakal siap-siap cekcok terus soalnya semua vokal. Sedangkan kalau high ketemu high, siap siap nggak selesai-selesai diskusinya gegara semuanya mengurungkan diri untuk mengutarakan pendapat akibat takut menyinggung perasaan.
Yang terbiasa frontal, coba untuk tahan dikit blak-blakannya, yg biasa malu-malu mengutarakan pendapat, coba dilatih biar lebih “vokal”. As simple as 1 2 3 isn’t it, probably?
_____ Selesai dengan orientasi, mari kita bergeser ke lapak utama, yaitu pelaksanaan magang. Berhubung magang di separuh awal semester pertamaku terjadi kantor PASONA, jadi tak banyak yang bisa kuceritakan disini. Ya, kantor, sebagaimana kantor pada umumnya ya berisi meja, kursi, ATK, mesin PCS (print-copy-scan), dan serba-serbi kantor lainnya. Disini sesekali bergantian pengawasnya, mulai dari Mas Fauzi (yang nggak kusangka ternyata alumni SKPM IPB angkatan 47), mbak Anggrel, dan mbak Dessy. Ketiga orang tersebut bertanggung jawab dalam mengawasi pelaksanaan magang, biasanya sih 2 orang di kantor PASONA dan 1 orang ke Hotel Shangrila. Sesekali, Toyozaki-san (kepala PASONA Indonesia) ataupun karyawan lainnya juga datang ke kantor. Karena gedung dibatasi hanya berisi maksimal 10 orang per kantor, maka jumlahnya benar-benar diatur ketat, dengan kata lain hanya bisa ditambah 5 orang lagi karena kuota 5 orangnya sudah terpakai oleh kita.
_____ Akhirnya selesai juga masa-masa di kantornya, mari kita berpindah ke Hotel Shangrila. Sebagai mahasiswa yang baru lulus (dan mahasiswa aktif juga, untuk kasus Andi), tentu kita agak “norak” gimana gitu karena pertama kalinya kita berkunjung ke hotel bagus untuk waktu yang lama. Kita diberikan fasilitas ruangan besar nan mevvah untuk rapat dan bekerja, berikut makanannya lengkap dari pagi. Saat sarapan, kita disuguhkan camilan berupa kukis beraneka rasa dan sarapan yang cukup ringan seperti roti, bitterballen, risol, canape, dsb. Kita juga diberikan akses untuk berkeliling hotel kecuali kolam renang, yaah, yakali musim COVID gini ada yg mau berenang. Selain itu, di ruang rapat juga disediakan mesin kopi (berikut biji kopinya), lengkap dengan krimer segar yg diantar tiap hari. Asam lambung… ga suka kopi? Tenang, ada teh beragam varian yg enak banget yang bisa diseduh kala suntuk dan ngantu saat magang di pagi harinya. Aku sih paling suka yang varian earl grey dan peppermint karena aroma bergamot dan peppermintnya asli dan kerasa banget (komposisinya sih asli bergamot oil dan daun peppermint, bukan perisa sintetis)
_____ Bagian terbaik saat magang adalah……… selain insentif, yaa…… MAKANANNYA!. Bagi yg masih berjiwa mahasiswa banget, tentu dapat makan makanan enak adalah suatu hal yang langka, apalagi kalau gratis. Selama magang, perut kami disponsori oleh makanan yang super duper enak dari Hotel Shangrila dan porsinya pun cukup lumayan (nggak berlebihan banget, tapi juga nggak minimalis). Makanannya pun bervariasi, mulai dari makanan khas Indonesia, makanan Asia, hingga makanan ala barat. Foto foto diatas adalah menu makanan yang menurutku paling enak. Kalau sedang kebagian di kantor PASONA, tenang aja, karena makanan dari Hotel Shangrila siap untuk diantar berikut minumannya. Bagian terbaik dari makanannya menurutku adalah kuenya, mulai dari cheese cake, pandan cake, tiramisu, hingga kue mangga dan stroberi. Entah bagaimana para koki di Shangrila membuatnya, yang jelas kuenya kuacungi 4 Jempol (2 tangan dan 2 kaki hahaha) dan bikin aku penasaran untuk membuatnya di rumah suatu saat.
Dekorasi ruangan yang antik di ruang rapat 1 Hotel Shangrila (source: personal snapshot)
_____ Selama magang berlangsung, kita menggunakan 2 ruang rapat, yaitu ruang rapat 1 dan 2. Ada juga ruang rapat lain yang tersedia, seperti ruang rapat “Surabaya”, ruang rapat “Bandung” dan lainnya, tapi sudah dipesan untuk orang-orang yang akan melangsungkan pernikahan maupun lembaga pemerintahan yang rapat. Jadi, selama kita di Hotel Shangrila, kita merasa tua terlalu cepat karena hotelnya dipenuhi dengan orang-orang yang beneran dewasa dalam artian menghadiri rapat penting kenegaraan hingga pernikahan sedangkan kita hanyalah anak anak yang kebetulan hanya agak sedikit lebih tua yang sedang magang rasa liburan. Terlepas dari itu semua, aku sangat berterima kasih pada METI, PASONA, dan Hotel Shangrila karena bisa merasakan pengalaman magang yang seru dan nyaman serta bisa bertemu dengan teman-teman yang hebat, bukan sebagai anak bawang yang kerjanya hanya fotokopi dan bikin kopi.
Seperti apa sih kegiatan magangku selama itu? Asik kah, jenuh kah? Akan kubahas di postingan selanjutnya!
Bersambung >>>
Al's Atelier 
Leave a Reply